ABFF 15 är en branschstandard inom fastighetsförvaltning och service som syftar till att skapa rättvisa och balanserade avtal mellan beställare och leverantörer. Trots detta är det vanligt att avtal innehåller avsteg från dessa standardbestämmelser, ofta på sätt som kan leda till ekonomiska och juridiska risker för leverantörer. Vissa avvikelser kan vara nödvändiga för att anpassa avtalen till specifika projekt, men när de blir ensidiga kan de skapa osäkerhet, ökade kostnader och ineffektiva arbetssätt.

Genom att undersöka konkreta avvikelser kan vi identifiera vilka problem som uppstår och föreslå lösningar som gynnar båda parter. Dessa avvikelser kan huvudsakligen delas in i tre kategorier: ekonomiska risker, avtalsmässiga osäkerheter och administrativa bördor.

Ekonomiska risker för leverantören

Ett av de vanligaste avstegen från ABFF 15 rör hanteringen av ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA). I vissa kontrakt föreskrivs att dessa endast får faktureras månadsvis efter godkänd rapport, och att varje faktura måste innehålla detaljerade specifikationer. Detta kan skapa likviditetsproblem för leverantören, som i praktiken tvingas ligga ute med pengar längre än nödvändigt. Ett mer flexibelt system där mindre ÄTA-arbeten kan faktureras löpande skulle minska denna risk utan att kompromissa med kontrollen.

Vid avbeställningar är det vanligt att kontrakt innehåller klausuler där leverantören endast får en schablonersättning motsvarande tre tolftedelar av årsarvodet, oavsett de faktiska kostnaderna. Detta innebär att leverantören antingen kan få för lite ersättning och därmed gå med förlust, eller i vissa fall få en orättvis ekonomisk fördel. En mer balanserad lösning vore att ersättningen baseras på de faktiska kostnader som leverantören ådragit sig i samband med avbeställningen.

En annan ekonomisk osäkerhet uppstår när kontrakt anger att mängdjusteringar endast får ske om avvikelsen överstiger fem procent. Detta innebär att leverantören kan tvingas utföra mer arbete än planerat utan att få kompensation. Ett bättre system vore att ha en mer dynamisk reglering där större avvikelser över en viss procentandel (exempelvis tio procent) hanteras genom förhandling.

Även vid akuta arbeten kan ekonomiska risker uppstå. En del kontrakt ger leverantören rätt att påbörja sådana utan skriftlig beställning, men i efterhand kan betalningen ifrågasättas. Ett sätt att minska denna risk vore att införa en process där beställaren tilldelar ett akut beställningsnummer, vilket skulle säkerställa att även akuta arbeten kan redovisas korrekt och ersättas.

Avtalsmässiga osäkerheter och rättsliga problem

Flera avvikelser från ABFF 15 innebär att beställarens rättigheter förstärks på bekostnad av leverantörens trygghet. Ett exempel är kontrakt där beställaren får rätt att häva avtalet vid ”väsentliga förpliktelsebrott” eller vid oriktiga uppgifter i anbudet. Eftersom begreppet ”väsentliga förpliktelsebrott” ofta är otydligt definierat kan det leda till tvister och en osäker arbetsmiljö för leverantören. En mer rättvis lösning vore att avtalet tydligt specificerar vilka typer av brott som kan leda till hävning och att leverantören får möjlighet att rätta till brister innan kontraktet upphävs.

Ett annat problem uppstår i avtal där beställaren ensidigt kan besluta att tvister ska avgöras i dennes hemort och att skiljeförfarande kan användas utan leverantörens samtycke. Detta innebär ofta att leverantören tvingas bära en oproportionerlig del av de juridiska kostnaderna. Ett bättre system skulle vara att tvistlösningsorten bestäms gemensamt, exempelvis genom en neutral domstol såsom Stockholms tingsrätt, samt att kostnadsfördelningen mellan parterna regleras i förväg.

Ytterligare en avtalsmässig osäkerhet gäller leverantörens rätt till ersättning vid avbeställning av delar av kontraktet. I vissa avtal anges att leverantören inte har rätt till någon ersättning för avvecklingskostnader eller utebliven vinst. Eftersom leverantören ofta gör investeringar i personal, material och planering innan arbetet utförs, kan detta innebära en betydande ekonomisk förlust. En mer rimlig lösning vore att avtalet innehåller en tydlig klausul om att leverantören har rätt till ersättning för direkta kostnader vid avbeställningar.

I vissa fall ges beställaren också rätten att kräva utbyte av personal utan att behöva ange någon orsak. Detta skapar en osäkerhet för leverantören och kan leda till extra kostnader för att byta ut kvalificerad personal som i övrigt fungerar väl. En bättre lösning vore att införa krav på saklig grund för personalutbyte och tydligt definiera i avtalet under vilka omständigheter en sådan begäran kan göras.

Administrativa bördor och ineffektiva arbetssätt

Utöver de ekonomiska och avtalsmässiga riskerna finns det också flera avvikelser som leder till onödiga administrativa bördor, vilket kan påverka effektiviteten i entreprenaden. Ett exempel på detta är när avtal föreskriver att leverantören endast kan få bonus om beställaren uttryckligen godkänner det skriftligt. Detta skapar en obalans där beställaren har full kontroll över eventuella incitament, vilket kan minska leverantörens motivation att prestera över förväntan. En bättre lösning vore att införa ett transparent bonussystem, där tydliga prestationsmål kopplas till ekonomiska incitament.

Ett annat vanligt problem är överdrivet strikta rapporteringskrav. I vissa kontrakt anges att leverantören måste redovisa statusrapporter varje månad samt vid särskilda inspektioner. Även om rapportering är viktig för uppföljning och kvalitetssäkring kan det innebära en administrativ börda som tar tid från den faktiska driften. Istället för att ha en rigid rapporteringsmall bör rapporteringskraven anpassas efter entreprenadens omfattning och behov.

En sista aspekt rör arbetsfördelningen mellan leverantör och beställare. Vissa kontrakt ställer långtgående krav på leverantören att samordna olika arbetsmoment och underleverantörer utan att specificera ansvarsgränserna tydligt. Detta kan leda till konflikter om vem som bär det ekonomiska och juridiska ansvaret för olika delar av entreprenaden. Här skulle en tydligare gränsdragning mellan parterna i avtalet skapa en mer effektiv arbetsstruktur.

Hur skapas mer balanserade avtal?

Avvikelser från ABFF 15 kan vara nödvändiga i vissa fall, men när de blir ensidiga riskerar de att skapa en obalans som leder till tvister, ekonomiska förluster och ineffektiva arbetssätt. Genom att anpassa avtal på ett mer transparent och förutsägbart sätt kan både beställare och leverantörer gynnas.

Viktiga åtgärder för mer balanserade avtal inkluderar:

• Införande av flexibla fakturerings- och ersättningsregler för att undvika likviditetsproblem.
• Tydligare definitioner av hävnings- och avbeställningsregler för att minska rättslig osäkerhet.
• En mer balanserad tvistlösningsmodell där båda parter har inflytande över process och kostnader.
• Effektivare rapporteringsrutiner och bonusmodeller som motiverar goda prestationer utan onödig administration.

Genom att säkerställa att avtalen speglar verkliga behov och rimliga riskfördelningar kan fastighetsförvaltning och serviceupphandlingar bli mer stabila, förutsägbara och rättvisa för alla inblandade.

Facility Management (FM) står inför stora förändringar under 2025. I en nyligen publicerad video diskuterar Dean Stanberry, tidigare ordförande för IFMA:s globala styrelse, sex framväxande trender som förväntas påverka branschen. ProFM är en aktör som kan utveckla organisationer inom FM och bidra till att driva dessa trender framåt. Här går vi igenom de sex trenderna och hur de kan utvecklas vidare.

1. Digitalisering och AI

Teknologiska framsteg fortsätter att omforma FM-sektorn, där AI och dataanalys får en alltmer central roll i drift och underhåll. För att möta denna utveckling integreras AI-driven prediktiv analys i allt fler system. Detta gör det möjligt att identifiera och åtgärda problem innan de uppstår, vilket leder till effektivare resurshantering och lägre kostnader.

2. Hållbarhet och ESG-krav

Hållbarhet har gått från att vara en konkurrensfördel till en affärsnödvändighet. ESG (Environmental, Social, and Governance) blir en allt viktigare del av företagsstrategier, och det finns en möjlighet att gå från traditionella hållbarhetsåtgärder till att utveckla helt cirkulära FM-lösningar. Genom smart energistyrning, grön upphandling och återbruk av material kan hållbarhetsarbetet tas ett steg längre.

3. Hybridarbete och förändrade arbetsplatser

Med förändrade arbetsmönster krävs nya sätt att hantera arbetsmiljöer. En strategi för att hantera detta är att designa flexibla och aktivitetsbaserade arbetsplatser som optimerar ytan utifrån faktiska behov. Genom digitala plattformar kan realtidsdata om kontorsutnyttjande erbjudas, vilket möjliggör dynamisk anpassning av ytor och resurser.

4. Säkerhet och resiliens

Cyberhot och fysiska säkerhetsutmaningar ökar. En holistisk säkerhetsstrategi där digitala och fysiska säkerhetssystem samverkar blir allt viktigare. AI-baserad övervakning och avancerade incidenthanteringssystem implementeras för att minimera risker och stärka organisationers resiliens.

5. Automatisering och IoT

Internet of Things (IoT) revolutionerar FM genom att koppla samman byggnader och system i realtid. Smarta byggnader kan utvecklas genom att koppla IoT-enheter till AI-styrda kontrollsystem. Detta möjliggör automatiserad styrning av belysning, ventilation och temperatur för att optimera komfort och energieffektivitet.

6. Kompetensutveckling och framtidens FM-expertis

FM-branschen står inför en kompetensutmaning där behovet av kvalificerad personal växer. För att möta detta investeras det i avancerade utbildningsprogram och digitala plattformar för kunskapsdelning. Kontinuerlig kompetensutveckling säkerställer att FM-medarbetare har de färdigheter som krävs för framtidens utmaningar.

Avslutande tankar

De sex trenderna visar att facility management befinner sig i en omställningsfas. Genom att utnyttja ny teknik, stärka hållbarhetsarbetet och bygga framtidens kompetens kan FM-organisationer säkerställa att de inte bara följer trender utan skapar dem.